Kam a komu poslat tiskovou zprávu, jak vytvořit mailing list na novináře

PR manuál, další díly:

Kam poslat tiskovou zprávu znamená vytvořit si kvalitní seznam kontaktních emailů na novináře. Je to relativně nepříliš komplikovaná práce, byť to zabere hodinku nebo dvě. Anebo víc, pokud se do toho pustíte zgruntu a sestavíte si perfektní seznam, třeba podle následující návodu.

Jak sestavit mailing list na novináře

Není to složité. Zaprvé si vydefinujte téma, kterého se vaše tisková zpráva týká. Tématem se myslí třeba i region, kterého se zpráva týká – příkladně, pokud pořádáte charitativní akci v Kadani, je tématem nejenom „charita“ a obsah vaší akce, třeba „mistrovství ve fotbálku“, ale zejména „Kadaň“ jako taková.

Zadruhé si volitelně můžete jako druhý krok vyrobit tabulku médií, o kterých si myslíte, že by je vaše tisková zpráva mohla zajímat. A tady k sobě buďte upřímní – Televizní noviny na TV Nova sice vidí každý den milion diváků, ale opravdu má vaše zpráva takovou sílu, že byste ji tam sami chtěli vidět, kdyby se týkala někoho jiného? Pokud ano, super. Pokud ne, není třeba to hrotit.

Obecně na seznamu můžete najít ČTK, Česká informační agentura, Česká televize, Nova, Prima, TV Barrandov, Český rozhlas – Plus, Radiožurnál, regionální stanice, Impuls, Frekvence 1, Blesk, AHA, Hospodářské noviny, Mladá fronta Dnes, Lidové noviny, Právo, Deník, 5plus2, Metro, E15, Info.cz, Aktualne.cz, iDnes.cz, Novinky.cz, zpravy.seznam.cz, tyden.cz, echo24.cz. Plus odborné tituly, které znáte, a víte, že o vašem tématu píšou. Tenhle seznam prosím berte jen velmi informativně a jako první vodítko. A dodávám – nestačí jakákoli adresa, chcete psát konkrétnímu člověku, který se tématu v rámci redakce věnuje. Z každého média chcete jednoho až dva relevantní novináře plus generickou adresu na redakci (například redakce@noviny.cz).

Jakmile tohle máte, lze postupovat dvěma způsoby – buď je vašim nejlepším kamarádem google, nebo máte přístup do některé ze specializovaných databází článků v médiích. Ty poskytuje například Anopress, NewtonIT, Monitora nebe MediaTenor.

Jak sestavit mailing list bez specializované databáze

Předpokládejme, že do těchto databází přístup nemáte. Nevadí, proces je tím jen o něco delší a zachytí toho trochu míň.

Do Google, nebo do Seznamu, napište klíčová slova vztahující se k tématu vaší tiskové zprávy. Doporučuju začít se jménem vaší firmy, organizace, nebo přímo vaším jménem respektive jménem majitele / ředitele. Tím zjistíte, kdo už o vás psal, a pravděpodobnost, že o vás bude psát znovu, je v takovém případě relativně vyšší. Další dobrá možnost je vložit do vyhledávání jméno vaší (třeba známější) konkurence. Řekněme, že jste začali vyrábět traktory, takže vás zajímají redaktoři, kteří už někdy psali o Zetoru.

Další krok je prohledat články o vašem tématu. Abych zůstal u výše uvedeného, tak například traktory nebo výroba traktorů. A pokud se věc týká menší obce, pak stojí za to vyhledat i jméno obce.

Ve vyhledávání doporučuju omezit vyhledávání jenom na poslední rok, možná tři roky, pokud máte výsledků málo. Novináři dosti často mění redakce, takže pět let starý článek je už obvykle nepříliš použitelný. Máte-li mezinárodně znějící jméno, respektive klíčové slovo, tak stojí za to omezit vyhledávání jenom na český jazyk. Oboje najdete v Google pod vyhledávacím řádkem po kliknutí na položku nástroje.

Google umožňuje vyhledávat jenom ve zpravodajství. Pod vyhledávacím řádkem jde kliknout na položku „zprávy“. Užitečnost tohoto omezení pro vyhledávání relevantních kontaktů v médiích je ale poněkud omezená – ono to vyhledávání omezí opravdu hodně a často vynechává odborné weby. Takže používat spíš v časové tísni a i tak jen opatrně.

Před začátkem je potřeba ještě proklikat se až na úplně poslední stránku výsledků, kde google píše, že vynechal duplicitní odkazy. Vy je vynechat nechcete. Takže ještě klikněte zde.

Google má sympatickou možnost vynechat z vyhledávání některé domény, takže pokud se vám opakuje několik desítek odkazů ze stejné domény, která je nerelevantní pro vyhledávání kontaktů na novináře, pak do vyhledávacího řádku dopište -site:http://www.jmeno_domeny.cz (tedy včetně toho znaménka minus ‘-‘ na začátku)

Pak už je to tvrdá manuální práce, kdy postupně prohledáváte odkazy z google, které vám přijdou podle nadpisu relevantní. Pokud začínáte od nuly, počítejte s tím, že vám tento způsob sestavování zabere alespoň několik málo hodin. Nicméně je to třeba.

>> Chci nové díly do emailu!

Jak sestavit mailing se specializovanou databází

Máte-li přístup do některého z mediálních archivů, je postup dost podobný, jako když vyhledáváte v Google. Stojí za poznámku, že ne vždycky je v databázi přímo uvedený autor článku, i když třeba ve zdroji byl. Takže se občas vyplatí kliknout na odkaz nebo na scan článku, jestli z něj jméno autora neodhalíte okem líp, než to zvládl robot, který databázi připravoval. I při použití specializovaných databází ale stojí za to použít také Google, byť třeba už ne tak podrobně, protože díky tomu můžete najít další relevantní média, kupříkladu blogy, které mediální databáze nepokrývá.

Jak najít emaily na novináře na stránkách médií

Ne vždy jsou články na zpravodajských webech podepsané autorem. Často je zde uvedeno jen ‚redakce‘, případně je zpráva podepsána zkratkou ČTK, když ji médium jen přejalo z České tiskové kanceláře. V takovém případě máte poněkud smůlu a musíte hledat dál.

V lepším případě je zpráva podepsaná. V tom úplně nejlepším případě lze na jméno autora kliknout a kliknutí vám ukáže všechny články, které v poslední době napsal. Tady je potřeba všímat si:

• Kdy napsal poslední článek – pokud to bylo před půl rokem, už nejspíš v redakci nepracuje
• Zda jsou články skutečně k vašemu tématu – pokud píše o vašem tématu často, máte vyhráno. Pokud je to tematická všehochuť, musíte se sami rozhodnout, jestli mu/jí tiskovou zprávu pošlete nebo ne. Obecně, pokud už máte z daného média jiný relevantnější kontakt, už to ho na mailing dávat nemusíte. Pokud je to to nejlepší, co jste zatím našli, pak není třeba mít obavy takového novináře na mailing přidat.

Trochu něco jiného je to u specializovaných oborových médií. Tady s největší pravděpodobností dělá celý časopis jeden nebo dva lidi. Když se progůglíte na odborný web, obvyklý postup je odklikat se na homepage a najít na stránce ‚kontakty‘, případně ‘redakce‘, případně ‚tiráž‘. Doporučuju použít klávesovou zkratku pro vyhledávání na stránce ctrl+f nebo ctrl+g, protože je to rychlejší a řada odborných blogů i médií má tendenci pohřbívat email na redakce kdo-ví-kde.

Nicméně výše uvedený odkaz vyhledejte i na větších médiích. Někdy tam skutečně najdete adresy na redaktory, častěji spíš ale jenom obecný email na redakci. Ten si přidejte do mailingu taky. S jeho používáním je to složité. U menších odborných médií se obvykle i tento obecný email dostane k vhodné osobě, u těch větších obvykle směřuje do emailu asistentky/asistenta, která ho může a nemusí přeposlat, a příslušný redaktor, kterému ho přepošle, může a nemusí být víc nebo míň alergický na takto přeposílané emaily. Ale každopádně použijte i tenhle generický email.

Jaký formát emailu mají novináři a jak ho najdu?

Na adrese s kontakty ale zejména zjistíte, jaký formát emailu se v redakci používá. I když tam nemusí být kontakty přímo na redaktory, ledacos napoví například email na obchodní zástupce nebo podobně. Z něj se dá většinou správně odvodit i email na redaktory. Většina médií používá formát jmeno.prijmeni@jmenomedia.cz. I když jsou z tohoto pravidla výjimky, které odhalíte právě v sekci kontakty. Hint: Hospodářské noviny mají @economia, Blesk, E15 a další ze stáje vydavatelství CNC mají @cncenter.cz nebo @cninvest.cz.

Pokud stále nemáte mail na konkrétního člověka a opravdu o něj stojíte, už to vyžaduje trochu kreativního gůglení. První krok je obvykle zkusit hledat na LinkedIn. Tam sice email spíš mít nebude, ale můžete najít jeho další aktivity a hledat emaily tam. Občas pomáhá i obchodní nebo živnostenský rejstřík, ze kterého můžete s trochou kreativity taky odvodit, co daný člověk ještě dělá, a podívat se po emailu tam.

Rozdělte kontakty na odborné a obecnější

Když už máte mailing list vyrobený, je fajn rozdělit ho do dvou skupin – odborná média a všeobecnější média. Stojí totiž za to pro obě tyto skupiny trochu tiskovou zprávu upravit a líp ji zacílit jejich publiku. Prostě na odbornější můžete být odbornější a obvykle taky delší, naopak pro obecnější média musíte být srozumitelní pro laiky – představte si, že to vysvětlujete desetiletému dítěti – a taky musíte být stručnější.

Personalizujte rovnou v mailing listu

Ideální je sepisovat si kontakty kupříkladu do Excelu a rovnou k nim psát oslovení. Tedy do jedné buňky pozdrav, do druhé jméno a do třetí email. Využijete to při rozesílání tiskových zpráv. U obecných emailů typu redakce@noviny.cz prostě do kolonky pozdrav napište dobrý, do druhé kolonky napište den. Proč to tak dělat, o tom je návod na rozesílání tiskových zpráv novinářům.

Kolik emailů je správný počet

Samozřejmě záleží na tom, jakému tématu se věnujete, kolik novinářů o něm píše. Jako velmi obecné pravidlo platí, že někde kolem 30 až 50 emailů už nejspíš máte kvalitní mailing list.

Podcast & novinky